“Hoy en día, la transformación digital en las empresas es una obligación, si no te transformas desapareces”, señala Steven Apaza, docente de la carrera de Administración de Empresas de la Universidad Franz Tamayo, Unifranz.
Sin embargo, reconoce que, para lograr esta transformación, es necesario impulsar un cambio cultural en los trabajadores, desde la cabeza de la compañía, hasta el último empleado.
“Hay que aprovechar la tecnología, utilizarla para seguir innovando, pero el principal desafío de la transformación digital es el tema cultural, porque la tecnología vas a comprarla, pero el cambio cultural, en la cabeza de las personas, cambiar el ‘mindset’ (la forma de pensar) es lo más difícil”, indica.
Para Apaza, este paso no es fácil, ya que en muchos casos los trabajadores llevan una vida realizando sus labores de una manera y el cambio no siempre es bien recibido.
“Tienes a una persona que tiene 20 años haciendo un trabajo y siempre ha hecho su trabajo de una manera y viene alguien y cambia todo con la transformación digital y dice que las cosas cambiarán para optimizar los procesos. Esa persona va a ver al transformador como si fuera un loco. Hay una frase, que no comparto, que reza, ‘si funciona no lo toques’, las cosas no tienen que ser así. La transformación digital es un cambio y eso, a veces, no sienta bien a algunas personas, pero es necesario”, explica.
Para superar esta barrera, el especialista, que participó del panel “Transformación digital en las empresas”, organizado por Unifranz, asegura que se debe trabajar en impulsar un cambio cultural en la organización, mostrando los beneficios de éste, como la optimización de los procesos, la automatización y la creación de valor.
“La transformación digital trae consigo un cambio cultural, que viene desde la cabeza de la compañía hasta la última persona que trabaja en la misma; cambiar la cultura de una empresa es un tema que tiene que tener un principal foco”, agrega.
¿Qué es la transformación digital?
La transformación digital es un proceso que consiste en reorientar una compañía hacía la aplicación y el uso de las tecnologías emergentes.
“En pocas palabras, es implementar la tecnología en todos los procesos de la compañía, en básicamente, la tecnología, la gestión, el desarrollo, la productividad, los procesos y el negocio como tal. Esos son los pilares fundamentales para una correcta transformación digital y todos terminan integrados entre sí”, puntualiza Apaza.
El experto agrega que este cambio no puede ser hecho a medias, tiene que involucrar a toda la estructura, ya que de otra manera no es verdadera transformación.
“¿Qué no es transformación digital? Por ejemplo, una compañía que ya no imprime sus documentos, solo los escanea, pero no ha implementado la firma digital y sigue dependiendo de documentos físicos para registro, ésa es una empresa que no ha implementado la transformación. Digitalizar y escanear no significa transformación digital, es solo un paso, es una herramienta”, explica.
¿Cómo implementar la transformación digital?
Apaza señala que, en primer lugar, es necesario definir los objetivos, los cuales nacen de la visión de la empresa.
Un segundo paso consiste en estar al día con las tendencias del mercado. “No voy a salir al mercado y decir que todos van a usar una tecnología obsoleta cuando hay otras tecnologías que el público utiliza. No vamos a decir: a partir de ahora todos usamos sms, cuando existe Whatsapp, chatbots, tenemos que estar en el contexto del mercado”.
Un tercer paso es seleccionar la tecnología que mejor se adapte al negocio y al tamaño de la empresa.
“Hay que buscar qué cosas se adapten a mi empresa y sus necesidades reales, no vale la pena gastar muchísimo dinero en un sistema que es demasiado grande y complejo para mi empresa, ésa sería una inversión sin sentido, hay que saber qué se necesita y buscar qué se adapta mejor”, puntualiza.
En cuarto lugar, es necesario dotar a la empresa de equipo humano, recursos e información. Es decir, contratar a gente que sepa del tema, que esté preparada y que aporte con su conocimiento y experiencia al resto de la organización.
El quinto paso es la calendarización de hitos o metas, “tiene que haber tiempos para hacer esto, no puede haber un indefinido porque los proyectos tienen inicio y fin, tiene que haber hitos, tienen que haber puntos en el tiempo en los que podamos decir hasta aquí he llegado al objetivo, he llegado”.
En sexto lugar, es necesario el análisis y mejora constante, lo cual es posible gracias a la información que se recopile de los pasos anteriores.
“Por ejemplo, si tenemos un proceso que toma 10 minutos por estos aspectos, luego vemos que podemos automatizarlo para generar valor y de esa manera, con la automatización, esa tarea en vez de 10 minutos puede tomar cinco segundos. Muchos errores que se tienen en las compañías son por las personas, nos equivocamos, pero si automatizamos, usamos robots o máquinas para realizar esos procesos, nos ahorramos esa preocupación.
Apaza agrega que el tiempo ahorrado, gracias al análisis de los procesos y a la mejora de los mismos permite que el personal pueda generar valor de otras maneras, innovar, mejorar, revisar, analizar.
“Por eso debemos medir todo, analizar previamente, tener planteamientos para los problemas y posibles soluciones”, dice.
¿Por qué es importante la transformación digital?
El experto señala que la transformación permite mejorar la experiencia del cliente cuando consume un producto o un servicio.
Además, mejora en la eficiencia de los procesos, gracias a la automatización, porque se ahorra tiempo y recursos.
Atrae y retiene el talento, se invierte en entrenar, capacitar al personal, este se compromete con la compañía y esto atrae a otras personas que quieran trabajar en la empresa.
Amplía las oportunidades de negocio, cuando una empresa se empieza a transformar, hay un abanico de oportunidades que trae la innovación.
Por último, mayor acceso a la información. Permite medir todos los procesos y sus impactos de manera constante gracias a la información que se genera en cada paso y que más adelante se puede utilizar, primero, para mejorar los procesos y en segundo lugar para realizar tableros de decisión que ayudan a que los ejecutivos tomen decisiones informadas.
“La transformación digital, sin una dirección y gestión de proyectos, sería muy complicada. Los proyectos colaboran directamente a que la transformación digital sea una realidad, es una herramienta más”, concluye el experto.