La persona debe tener capacidad de autogestionarse, que entienda las posibilidades y ventajas de las dos modalidades (presencial/teletrabajo), que comparta y esté comprometida con la cultura de la empresa y su misión.
Por: PhD Pedro Sáenz Muñoz, vicerrector de UNIFRANZ, La Paz, Coach ejecutivo de INCAE Business School.
Algunas regiones y países venían teniendo avances en la implementación del teletrabajo de una forma planificada, pero definitivamente nunca se lo consideró como opción única. Cosa similar sucedió en el ámbito de la educación, en la que ya había algunas experiencias de formación online, pero el mayor porcentaje de estudiantes seguían atendiendo de manera presencial.
Esta nueva realidad, generada por las cuarentenas rígidas y parciales a raíz de la pandemia, ha roto todos los paradigmas de las sociedades en su conjunto, y nos obliga a pensar en cuáles serían las condiciones en este nuevo escenario, que permitirían beneficiar a empresas, sociedad y personas. Es por ello que UNIFRANZ a través de sus alianzas internacionales participó del estudio que el IESE Business School, de la Universidad de Navarra, desarrolló el año pasado para determinar, cómo, cuándo y quién se beneficia del teletrabajo.
Este importante estudio, liderado por Mireia Las Heras, directora del Centro Internacional del Trabajo y Familia (ICWF por sus siglas en inglés) del IESE, arroja información vital para fomentar el uso racional de los espacios, favorecer la calidad de vida de los empleados y sus familias creando un entorno más sostenible y ecológico, sin dejar de lado los preceptos de calidad y eficiencia que subyacen en toda organización.
Los mitos del teletrabajo
En estudios anteriores desarrollados por el equipo del ICWF en el IESE, se identificaron 6 mitos sobre el teletrabajo que vale la pena tener en cuenta como punto de partida y que nos permiten comprender los resultados de estudios posteriores.
Mito 1: Todo el mundo quiere teletrabajar
De los cerca de 3500 trabajadores entrevistados solo al 12% le gusta el teletrabajo; 4% no quiere teletrabajar nunca y 68% quisiera teletrabajar en algún momento. Por ello, de los datos analizados, se recomienda un 40% del tiempo en teletrabajo como lo óptimo para la empresa, las personas y la sociedad, reduciendo el estrés y mejorando la productividad.
Mito 2: Todos pueden teletrabajar
Acá es importante considerar dos elementos; uno asociado a la tarea y el otro, a la persona. Cuando la tarea requiere presencialidad es imposible hacer trabajo remoto y cuando la persona no tiene una alta capacidad de autogestión, tampoco es dable hacerlo. Los estudios revelan que cuando la persona tiene alta capacidad de auto gestión, su energía aumenta al doble y que, con el apoyo del líder, la persona siente 5 veces más orgullo por su trabajo en la modalidad remota.
Mito 3: Se rinde menos con teletrabajo
Los estudios revelaron un incremento en la calidad del trabajo del 11% cuando la persona tiene el apoyo de sus colaboradores y un incremento en el rendimiento de hasta el 18%, cuando se tiene el apoyo de la pareja. Por ello, acá la recomendación de ofrecer la posibilidad de mezclar teletrabajo y trabajo presencial priorizando a las personas que tienen mayor capacidad de autogestión. Igualmente es importante comunicar los beneficios del teletrabajo para que los líderes de la organización brinden más apoyo a quienes lo realicen.
Mito 4: El teletrabajo dificulta la innovación
El Harvard Business Review y del New York Times, en diversas publicaciones, han reforzado el concepto de que la innovación y la creatividad requieren reuniones, encuentros, interacción y discusión. Es importante considerar que el trabajo remoto no lo impide ni que el presencial lo facilita, pero sí que el teletrabajo tiene efectos negativos en trabajos repetitivos y potencia aquellos que requieren esfuerzo intelectual, generan valor añadido o estrategia, por lo que se recomienda fomentar el trabajo remoto/presencial con autonomía para que la persona elija cuál, especialmente cuando es altamente creativa, al igual que crear espacios de valor añadido para discutir o hacer brain storming en las empresas.
Mito 5: Todo se puede hacer en remoto
Es claro que la comunicación remota dificulta el empatizar, así como fomentar las relaciones interpersonales. No obstante, es bueno considerar que las reuniones online se consideran mucho más eficaces y que por lo tanto no todo se puede hacer en remoto únicamente.
Mito 6: Se pierde más tiempo en la oficina
Este aspecto es relativo, hay personas que pierden tiempo en cualquier lugar. Los estudios revelan que en este aspecto hay relativamente poca diferencia entre una modalidad y otra.
A partir de todo lo anterior, tenemos ya un perfil claro de las condiciones ideales para desarrollar teletrabajo, haciendo una mezcla entre teletrabajo (uno o dos días a la semana), con proyectos específicos que requieran mayor concentración y trabajo individual, con un líder que ofrece apoyo emocional e instrumental, que establece canales de comunicación abierta -de doble vía- y que tiene total flexibilidad buscando satisfacer las necesidades de clientes y empleados.
La persona debe tener capacidad de autogestionarse, que entienda las posibilidades y ventajas de las dos modalidades (presencial/teletrabajo), que comparta y esté comprometida con la cultura de la empresa y su misión. La empresa por su parte debe fomentar la flexibilidad mediante la integración de la tecnología y la digitalización, debe estar dispuesta a experimentar y evaluar el impacto de un menor tiempo de desplazamientos, de mayor tiempo productivo y que en últimas priorice el servicio al cliente por encima de procedimientos y operativa propia del servicio.
Beneficios para la empresa
Cuando se alterna remoto con presencial (máximo dos días en casa), los resultados del estudio demuestran que los días que se hace trabajo remoto la energía disponible aumenta un 14%, la calidad 8%, el rendimiento aumenta 12% y las distracciones disminuyen un 40%.
Ello aplica en puestos en los que se desarrollan proyectos complejos, se formulan estrategias, se elaboran informes complejos o se realiza planeación del trabajo propio y del equipo. Es decir que se privilegia un trabajo creativo y autónomo que permite el pensamiento “out of the box” para generar estrategias, ya que el trabajo que requiere precisión se beneficia con menos interrupciones.
Evidentemente hay un mejor servicio al cliente (interno/externo) debido a una mayor concentración y satisfacción de los empleados, con posibilidad de atender en horarios diferentes a los de la jornada laboral tradicional previa coordinación con los equipos. Es así que la disponibilidad para hacer lo que la empresa y el cliente necesitan aumenta un 9% en esos días que se hace trabajo remoto.
También es importante considerar que se hace un uso más racional de los recursos de la organización con un menor uso energético y de espacios comunes, reducción en los costes de alimentación, transporte y viajes de trabajo. Se reduce el número de reuniones imprevistas, extensas y concurridas y se tienen menores costes en atracción y selección del personal.
En términos del capital humano, se tiene empleados más satisfechos y comprometidos al sentirse valorados y autónomos. Se reducen las tasas de absentismo por salud o problemas familiares, hay menos estrés por problemas de tráfico (reducción en una media del 67%) o por no poder atender todas sus responsabilidades. Quienes hacen trabajo presencial tienen mayor comodidad y espacio, así como menos ruido, en consecuencia, su orgullo y sentido de pertenencia aumenta cerca al 10%.
Beneficios para la persona y su familia
El primer beneficio tangible es una mejora en la salud, derivada de la reducción en los niveles de estrés por multitasking (hasta un 21%) y la liberación de tiempo (media del 72%) empleado en desplazamiento hacia y desde la oficina, mismo que puede ser utilizado en actividades lúdicas, deportivas o de sueño.
De otro lado, la sensación de autonomía para organizar adecuadamente su trabajo promueve que pueda satisfacer de mejor manera las necesidades de clientes (institucionales), las personales y las familiares. Hay un quiebre con la rutina y se percibe un alto interés de la empresa por su cuidado. Esta sensación de novedad y renovado interés en el trabajo –motivación- se incrementa un 31% en el modo remoto. Ello evidentemente porque tiene la posibilidad de brindar un mejor cuidado a la familia, mayor bienestar y felicidad, asociado a mayor tiempo para su cuidado personal.
En resumen, disponen de mayor tiempo y energía para cuidar la relación de pareja, con los hijos y la familia extendida en general. Finalmente tiene un efecto educativo en los hijos ya que en los horarios de tele trabajo la pareja se concentra y hay que respetar este tiempo, teniendo la sensación de que mamá y papá están en casa si los necesitan.
Beneficios para la sociedad
Los beneficios relevantes en este aspecto están circunscritos en primera instancia al impacto ambiental al tener una menor contaminación acústica, menor aglomeración en los transportes públicos y por ende una menor huella de carbono.
Contribuye igualmente a la racionalización del gasto público al reducir la necesidad de mayor infraestructura y transporte público, evita el fracaso escolar por la ausencia de los padres en el hogar y reduce las bajas laborales asociadas a problemas de salud generadas por estrés. Otro beneficio está asociado a la mejora en la competitividad del tejido empresarial, haciéndolo más atractivo a la inversión privada internacional y también estar preparado para potenciales eventualidades sociales.
Finalmente, y como consecuencia de todo lo anterior, mejora la calidad de vida de los ciudadanos en su conjunto al evitar aglomeraciones en zonas urbanas (con los consiguientes retos para la salud, la economía, etc.), disminuye la accidentalidad al evitar desplazamientos y aglomeraciones incluso en hospitales y centros médicos.
En suma, este estudio hace claridad sobre algunos aspectos que deben ser conocidos y considerados por empresarios, trabajadores y autoridades para que sirvan de marco en la gestión de un nuevo escenario que ha llegado para quedarse, no estamos ante una nueva realidad, estamos ante una nueva presencialidad que debemos analizar, comprender y gestionar de la mejor manera en beneficio de todos, asegurando de alguna manera, que nuestro país no ingrese en una nueva brecha que nos relegue del contexto internacional.
DATOS DEL ESTUDIO
Ficha Técnica:
Mujeres y hombres en trabajo remoto: Cómo, cuándo y quién. Beneficios para la empresa, la sociedad y las personas. Realizado por Mireia Las Heras y María Barraza, IESE Business School.
Con la colaboración de:
UNIFRANZ, Bolivia; IESE Business School, Universidad de los Andes, Chile – CIHE; U del Istmo, Guatemala; Visum Consultores, Honduras, Nicaragua; PAD Business School, Perú.
Muestra:
2690 personas, con un total de 11500 días reportados. El 98% de los participantes son de España, Bolivia, Chile, México, Honduras, El Salvador, Nicaragua, Costa Rica, Guatemala y Perú.